|
Hoi scout,
Onlangs heb je een account gekregen voor het gebruik van MS-365. Dat betekent dat je kunt gaan werken met de normale MS-Office producten, maar ook met Teams en SharePoint en dus ook kunt gaan samenwerken met je mede-scouts.
Daarover gaat dit bericht. Het is plezierig als je dit doorleest zodat je weet hoe je straks binnen jouw team met elkaar aan de slag gaat.
Over Outlook
In principe ontvang je nu e-mail in je Outlook-mailbox. Echter nog niet alle aliassen / e-mailgroepen zijn omgezet naar de <voornaam>.<achternaam>@scouting.nl. Dat zal in de komende weken gebeuren. Het betekent dat als er een e-mail wordt gestuurd naar bijvoorbeeld coordinatieteam@evenement.scouting.nl, dat die e-mail tijdelijk nog naar jouw privé e-mail wordt gestuurd. Dit geldt zowel voor de e-mailgroepen van @scouting.nl als die van @evenement.scouting.nl. Mocht je over een maand nog steeds e-mail via zo’n e-mailgroep in je privé e-mailbox ontvangen, trek dan even aan de bel.
Jouw Teams
Binnen een paar weken worden voor diverse landelijke onderdelen, waar jij deel van uit maakt, Teams aangemaakt in de MS-365 omgeving. Vervolgens worden de medewerkers van die landelijke onderdelen gekoppeld aan die Teams. Daar krijg je een automatisch bericht van in je Outlook-mailbox. De coördinatoren van elk landelijk onderdeel krijgen vervolgens bericht dat jullie aan de slag kunnen. Wacht dan svp even op een bericht van de coördinator, zodat zij/hij aan kan geven hoe het Team verder ingericht gaat worden.
Eigenaren en leden van een Team
Voor elk Team zijn er een paar eigenaren, die het Team verder kunnen inrichten. De leden van elk team kunnen vervolgens binnen het Team chatten, bestanden aanmaken, etc. De eigenaren zijn vooralsnog:
- De secretaris of de coördinator van het landelijk onderdeel
- De HRM-er van het landelijk onderdeel.
- Op de achtergrond is er ook nog iemand van Landelijk team Internet, die eigenaarsrechten heeft ter ondersteuning.
Standaard structuur Teams
Voor elk landelijk Team is er voor een deel een vaste structuur aangemaakt, die door de eigenaren is aan te vullen.
Die structuur betekent onder meer dat er altijd vier zogenaamde kanalen zijn:
- Een Organisatieteam (voor evenementen) of Kernteam (voor vaste landelijke onderdelen)
- Het kanaal Communicatie
- Het kanaal Financiën
- En het kanaal Vrijwilligers (voor HRM-zaken)
- Hierop aanvullend kunnen bijvoorbeeld kanalen gemaakt worden per werkgroep. Bij evenementen kun je dan denken aan: horeca, programma, etc.
Toevoegen nieuwe teamleden
In deze periode worden veel teamleden tegelijkertijd gekoppeld aan een Team. Wanneer er daarna nieuwe medewerkers komen, dan worden die door de HRM-er in Scouts Online benoemd.
De HRM-er zal dan aangeven of er een account aangemaakt moet worden. Scouts Online wordt daarvoor in de komende weken aangepast. Het technisch aanmaken van een account is op dit moment nog een taak van Landelijk team Internet. Als dat account er is, dan kunnen de eigenaren de betreffende nieuwe medewerker toevoegen aan een Team.
In principe komt iedereen die langdurig in een team of project werkt (bijvoorbeeld in de voorbereiding van een evenement of als lid van een landelijk projectteam) in aanmerking voor een licentie. De HRM'er gebruikt hiervoor een toetsingskader. We gaan er vanuit dat we zo iedereen van een licentie kunnen voorzien die dat nodig heeft. Voor alle andere gevallen kan er gebruik gemaakt worden van gasttoegang; bijvoorbeeld bij het éénmalig delen van een document met iemand die alleen tijdens een evenement meehelpt achter de bar, is geen volledige licentie nodig. De HRM'ers worden hierover verder geïnformeerd.
Toevoegen nieuw kanaal of nieuw team
De eigenaren van een Team (dus de coördinator en HRM'er) kunnen zelf een nieuw kanaal aanmaken binnen hun Team. Als er een nieuw Team aangemaakt moet worden dan is daar een aanvraagformulier voor in Scouts Online: https://sol.scouting.nl/es/form/3903/enter?token=962wzrs6x8
Voor het aanmaken van een heel nieuw Team geldt ook een toetsingskader, zodat we goed samenwerken enerzijds mogelijk maken maar anderzijds ook wildgroei voorkomen. De coördinatoren/ HRM'ers worden hierover geïnformeerd. De aanvraag wordt door team Internet afgehandeld. De aanvrager krijgt daar bericht van.
Bestanden in Basecamp e.d.
Als je al bestanden had in Basecamp die je wilt bewaren/hergebruiken, zorg dan dat ze in Teams terechtkomen. Het streven is dat we Basecamp na 1-1-2021 niet meer gebruiken (voor de teams die al overgezet zijn). Bij het overhalen van bestanden dient de nieuwe mappenstructuur aangehouden te worden. Deze actie geldt ook voor andere omgevingen (Google Docs etc), waar je nog bestanden hebt staan. Zo zorgen we gezamenlijk voor het archief en continuïteit van evenementen en teams, zeker qua kennisoverdracht.
Training en instructiefilmpjes
Er wordt speciaal voor vrijwilligers in de landelijke teams een instructie / online training gegeven op maandagavond 16 november, 19.30 uur, via Teams natuurlijk. Je kunt daarop inhaken via deze link: Ga naar Teams-vergadering
Verder kun je diverse instructiefilmpjes op het internet vinden. Bijvoorbeeld hier:
https://support.microsoft.com/nl-nl/office/welkom-bij-microsoft-teams-b98d533f-118e-4bae-bf44-3df2470c2b12
Helpdesk (helpdesk@scouting.nl)
Heb je vragen over het gebruik van MS-365 en je kunt het antwoord niet vinden op het internet? Mail dan naar helpdesk@scouting.nl.
Wanneer kunnen we dus aan de slag?
Nog even tot slot: de coördinatoren krijgen bericht als een Team aangemaakt is. Dat is dus op korte termijn; in de komende weken wordt alles aangemaakt en gekoppeld. De coördinatoren laten de leden van hun team dan weten dat ze aan de slag kunnen, zodat jullie met de juiste onderlinge afspraken aan de slag gaan.
Tot slot wensen we je veel plezier en gemak van het gebruik van Teams.
Met vriendelijke groet,
Ad Dekker namens Landelijk team Internet |
|
|
|
 |
| Dit bericht is verzonden naar OT-leden, P-teams, C-teams en kernteams van evenementen, Productie en de leden van het landelijk bestuur. |
|
 |
|
|
|
 |
|
|
|
