|
Beste scout,
Dit bericht is verzonden aan alle HRM-medewerkers en vrijwilligers coördinatoren van de landelijke organisatie. De landelijke organisatie is langzamerhand bezig met het invoeren van Microsoft-365 (MS-365). Dat betekent onder meer dat veel landelijke medewerkers met elkaar aan documenten, actielijsten etc. kunnen werken in teamverband. MS-365 bestaat uit de reguliere Office-producten (Word, Excel, PowerPoint) en het hulpmiddel voor samenwerken: Teams. MS-365 zal BaseCamp en, voor zover dat ook gebruikt werd, Google Docs of andere samenwerkingsplatforms gaan vervangen.
De invoering gebeurt stapsgewijs.
- Inmiddels hebben alle LSC-medewerkers en ruim 250 medewerkers van landelijke evenementen een account. Daarna volgen andere landelijke onderdelen.
- Binnenkort worden er in MS-365 zogenaamde Teams aangemaakt, waarbinnen de medewerkers met elkaar aan de slag gaan. De betreffende medewerkers krijgen daarvan bericht.
Deze acties gebeuren in ‘bulk’: voor alle bestaande medewerkers, die een account moeten hebben, worden collectief accounts aangemaakt. Na deze acties kom jij als HRM’er aan de beurt, om individuele nieuwe vrijwilligers toegang te verlenen tot een Team. Hoe dat gaat wordt hier verder toegelicht.
Elk Team heeft enkele eigenaren die enkele beheerderstaken hebben en het Team verder kunnen inrichten. Die eigenaren dat zijn:
- De teamcoördinator of de secretaris van het Kernteam / Organisatieteam / Coördinatieteam
- De vrijwilligerscoördinator en/of HRM’er van het landelijk onderdeel
- Een medewerker van Landelijk team Internet is op de achtergrond / als achtervang beschikbaar om ook als eigenaar op te kunnen treden.
Voor elk Team geldt dat alles wat je daar plaatst toegankelijk/zichtbaar is voor alle teamleden. Is een document vanwege privacy niet geschikt voor ieder oog? Dan kan het document in een Kanaal gedeeld worden. Per kanaal kun je aangeven wie daar ‘in' zit/rechten heeft.
Als eigenaar kun je het volgende:
- Kanalen aanmaken. Een kanaal wordt meestal gebruikt voor een werkgroep binnen jouw landelijk onderdeel. Bij een evenement kun je denken aan werkgroepen catering, subkamp A of opening/sluitingsceremonie.
Standaard zijn er overigens een viertal kanalen: eentje voor het Kern-/Organisatie-/Coördinatieteam, een voor Financiën, een voor Vrijwilligerszaken en een voor Communicatie.
- Verschillende apps makkelijk toegankelijk maken, zoals een todo-lijst en een agenda.
- Individuele medewerkers toevoegen aan het team of de toegang ontzeggen.
Over de eerste twee punten kun je op de website van Microsoft meer informatie vinden.
Voor het laatste punt vind je hier verder toelichting.
Met ingang van 10 november 2020 zijn de volgende procedures zijn beschikbaar in Scouts Online:
1. Aanmelden gebruiker
Als HRM’er geef je bij het benoemen van een medewerker nu aan of de medewerker een MS-365 account moet krijgen. Dat is niet nodig voor alle medewerkers. In een aparte bijlage vind je daarvoor de toetsingscriteria. Als je bij het benoemen aangeeft dat de vrijwilliger een account nodig heeft dan gaat er een verzoek naar Landelijk team Internet om deze aan te maken. De betreffende medewerker, het teamhoofd en jij krijgen daar ook per e-mail bevestiging van deze aanvraag. Dit gebeurt ongeveer ca. 10 minuten na de benoeming; in die tijd heb je nog de gelegenheid om een benoeming ongedaan te maken. Wanneer het account is aangemaakt krijg je daarvan een e-mail.
Daarna kun je de medewerker koppelen aan het betreffende Team in MS-365.
2. Achteraf aanmelden gebruiker
Het kan zijn dat een medewerker eerst geen account had en toch een account moet krijgen. Je zoekt de medewerker dan op in de vrijwilligerspool en kiest voor het tabblad ‘account’. Je krijgt dan een knop om een account aan te vragen.
NB: Als de medewerker nog geen actieve landelijke functie heeft kan je het account niet aanvragen.
3. Account inzien van jouw organisatie
Als je kiest voor Vrijwilligers, Benoemingen, dan krijg je een overzicht te zien van iedereen die benoemd is binnen jouw organisatie. In dat overzicht kun je ook zien of er een account is aangevraagd of al geactiveerd is.
De volgende procedures moeten nog uitgewerkt en gebouwd worden. Het gaat dan om het weer intrekken van rechten en het account bij het eindigen van een functie. Daarvan wordt de betreffende medewerker dan ruim van tevoren op de hoogte gesteld.
Deze procedures worden later toegelicht.
4. Afmelden gebruiker op een van tevoren geplande datum (einddatum functie)
5. Aankondiging intrekken teamrechten
6. Aankondiging opheffen account
7. Intrekken teamrechten
8. Opheffen account
Heb je vragen over bovenstaande, dan kun je daarvoor terecht bij helpdesk@scouting.nl.
Op 18 november tussen 19:30 en 21:00 uur is een online trainingsavond gepland, zodat je stap voor stap uitleg krijgt over het gebruik van Teams. Daarover krijg je nog bericht.
Met vriendelijke groet,
Ad Dekker
projectgroep implementatie MS-365 |
|
|
|
