Everything you need to know
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June 2022
 Important information about the EGSC (texte français ci-dessous)

Dear friends,

We are very glad that you will attend the 17th European Guide and Scout Conference this summer in Rotterdam. As Host Team we are looking forward to welcoming you in our beautiful country and hope to provide an excellent experience at the Conferences.

The aim of this message is to inform you about all the practicalities regarding your visit to the Netherlands this summer.

Information booklet
To ensure you are prepared for your visit, we have created an information booklet. This booklet contains the most important information about practicalities in Rotterdam. The information booklet is available on the Conference website here. It contains tips about accommodation, meeting places, the nearest supermarket as well as public transport in Rotterdam. Be sure to read the booklet before traveling to the Conference. If you still have any questions regarding your visit, please let us know!

On-site Registration at the Conference venue
On-site registration for all delegations will be open on Friday 22 July 2022 from 11:00 till 16:00 CEST. Heads of Delegation are requested to announce the presence and final composition of their delegation and pick-up the delegation and welcome kit.
This will take place at the Conference venue De Doelen.

Social Programme
In the evening of Friday, 22 July 2022, we will officially open the 17th European Guide and Scout Conference. This will take place in front of the Laurenskerk, Rotterdam. We start this activity at 20:00 and finishes no later than 22:00 CEST.

On Saturday, 23 July 2022, we will have the International Evening. This is your opportunity to show your local Guide and Scout traditions and of course to display other features about your country. In line with the overall objective of the Conference we challenge you to put sustainability and COVID compatibility in the centre of your considerations when you plan your contributions to the International Evening. On Sunday, 24 July 2022, the evening programme focuses on discovering the city of Rotterdam. In four groups, everyone will visit a different activity around the city. Registration for these activities is now open and will close on Friday, 1 July 2022, at 12:00 CEST. Please use the following link to pick the activity you want to be part of: https://forms.gle/SUqBRnFYZ6Qy8U33A.

You can choose from the following activities:

  • Below Sea-level: the Maeslantkering storm surge barrier
    A construction the size of two Eiffel towers, which is what will stand between the sea and Rotterdam, if necessary.

    Do you want to learn how we keep our feet dry?
    Join us at Below Sea-level. We take you to the barrier and its information centre and afterwards we will visit Maasland, a picturesque village, with Instagram perfect views and a nice meal.

    Time 18:00-22:00
    Dinner and transportation included
  • Night @ the Park
    Busy days at the Conference, relaxed night at the park! Imagine, a small campfire, indoor cinema, cocktail workshop, pizza, and outdoor games. What more do you need to relax and enjoy? So, take a walk to one of the few Scout Houses in the city centre of Rotterdam and get ready for a fun evening @ the park.

    Time 18:00-22:00
    Dinner included distance from De Doelen: 45 minutes (or with public transport).
    Possibility to change clothes and store items.
  • Dutch Camp Experience
    Do you want to experience a typical Summer Camp evening at a unique campsite? With typical camp activities, including a campfire? Get active at the Scout Centre Rotterdam, which is part of a unique piece of nature in the Dutch landscape. The Scout Centre is situated in one of the few remaining peatlands within the border of the municipality. And did you know the centre is a SCENES campsite?

    Time 18:00-22:00
    Dinner and transportation included
    Possibility to change clothes and store items.
  • Sail the waves
    Get to know the 275 Dutch Sea Scout Groups by visiting one of their Scout Houses, and more exciting, experience one of their exciting activities: sail on the lake. But that is not all: enjoy the nearby beach, canoes, typical Scout activities, and a nice barbecue. All this brought to you by the Sea Scout Groups of Rotterdam! Meet our local volunteers who want to share their stories with you. Make sure you can swim and expect to get wet!

    Time 18:00-22:00
    Dinner and transportation included
    Possibility to change clothes and store items
On the 26th of July we will have an joint walking diner in one of Rotterdams clubs, close to the conference venue. The diner we will turn into a small party to celebrate the week we have spent together in Rotterdam. Official program ends at 22:00.


During the Conferences we will use the ScoutingApp as principal communication channel. In this App you can access important documents, check the schedule, visit the picture gallery (conference sessions and social programme). It will be the main of communicating any last-minute changes of the programme and other important announcements to you. ScoutingApp will be available for download for both iOS and Android systems.

Registration in this App can be done by using the emailadress you have used to register for the 17th European Guide and Scout Conference.  You can find a short desciption of how to use the app here: https://en.17egsc.weconnect.eu.com/wp-content/uploads/2019/05/Usage-of-the-ScoutingApp-Utilisation-de-lapplication-ScoutingApp.pdf

Receptions and Meeting Spaces for Delegations
Delegations or other entities wishing to organise a reception during the Conference can indicate so using the following form: https://forms.gle/7WCZyS4AXZYKPLHD6. A space in De Doelen will be made available with the costs charged to the delegation. The application deadline is Thursday, 23 June 2022. If the form is completed after June 23, a location outside De Doelen will be sought. Our apologies for this very short notice. Please contact the Host Team as soon as possible through the Joint Conference Secretariat concerning the use of meeting spaces by your delegations at the Conference venue De Doelen. Requests will be dealt with on a first come first served basis as spaces are limited.

Rotterdam is a popular city. During the summer a lot of tourists visit the city and in the same week as our event, a large sport event takes place. We advise you to book accommodation as soon as possible if you have not done so already.

Scout Centrum Rotterdam has made 40 sleeping places in tents available, free of charge for delegations which want to use it. You can register via the following link: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSf5bLAGkCp1Vpx6PH_S9JcrS74ZmxYtOryqcO_wLayu-EFz0w/viewform
Informations importantes sur l'EGSC !

Chères amies, chers amis,

Nous sommes très heureux que vous participiez à la 17ème Conférence Européenne du Guidisme et du Scoutisme cet été à Rotterdam. En tant qu'équipe hôte, nous nous réjouissons de vous accueillir dans notre beau pays et espérons vous offrir une excellente expérience lors des Conférences.

Le but de ce message est de vous informer de toutes les modalités pratiques de votre visite aux Pays-Bas cet été.

Brochure d'information
Pour vous permettre de préparer votre visite, nous avons créé une brochure d'information. Cette brochure contient les informations les plus importantes sur les aspects pratiques de la vie à Rotterdam. La brochure d'information est disponible sur le site web de la Conférence ici. Il contient des conseils sur l'hébergement, les lieux de rencontre, le supermarché le plus proche ainsi que les transports publics à Rotterdam. Veillez à lire la brochure avant de vous rendre à la Conférence. Si vous avez encore des questions concernant votre visite, n'hésitez pas à nous en faire part !

Inscription sur place au centre de la Conférence
L'inscription sur place pour toutes les délégations sera ouvert le vendredi 22 juillet 2022 de 11h00 à 16h00 CEST. Les cheffes et chefs de délégation sont priés d'annoncer la présence et la composition finale de leur délégation et de récupérer le kit de délégation et de bienvenue. Cette inscription aura lieu au centre de la Conférence De Doelen.

Programme social
Dans la soirée du vendredi 22 juillet 2022, nous ouvrirons officiellement la 17ème Conférence Européenne du Guidisme et du Scoutisme. La cérémonie aura lieu à la Laurenskerk, à Rotterdam. Nous commençons cette activité à 20h00 et la terminons à 21h30 CEST.

Le samedi 23 juillet 2022 nous organiserons la soirée internationale. C'est l'occasion de montrer les traditions locales des Guides et des Scouts et, bien sûr, de présenter d'autres caractéristiques de votre pays. Conformément à l'objectif général de la Conférence, nous vous mettons au défi de placer la durabilité et la compatibilité COVID au centre de vos considérations lorsque vous planifiez vos contributions à la soirée internationale.

Le dimanche 24 juillet 2022, le programme de la soirée est axé sur la découverte de la ville de Rotterdam. En quatre groupes, chacun visitera une activité différente dans la ville. L'inscription à ces activités est maintenant ouverte et sera clôturée le vendredi 1er juillet 2022 à 12h00 CEST. Veuillez utiliser le lien suivant pour choisir l'activité à laquelle vous souhaitez participer : https://forms.gle/SUqBRnFYZ6Qy8U33A.

Vous pouvez choisir parmi les activités suivantes :

  • Sous le niveau de la mer: le barrage anti-tempête Maeslantkering
    Une construction de la taille de deux tours Eiffel, voilà ce qui se dressera entre la mer et Rotterdam, si nécessaire. Voulez-vous apprendre comment nous gardons nos pieds au sec ? Rejoignez-nous à Below Sea-level. Nous vous emmènerons à la barrière et à son centre d'information et ensuite nous visiterons Maasland, un village pittoresque, avec des vues parfaitement compatible pour Instagram et un bon repas.

    Durée 18:00-22:00
    Repas du soir et transport inclus
  • Night @ the Park
    Journées chargées à la Conférence, nuit détendue au parc ! Imaginez, un petit feu de camp, un cinéma en salle, un atelier cocktail, pizza et des jeux en plein air. Que vous faut-il de plus pour vous détendre et vous amuser ? Allez donc faire un tour dans l'une des rares Maisons Scouts du centre-ville de Rotterdam et préparez-vous à passer une soirée amusante dans le parc.

    Durée 18:00-22:00
    Repas du soir inclus Distance à pied de De Doelen : 45 minutes (ou avec les transports publics)
    Possibilité de changer de vêtements et de stocker des affaires
  • Dutch Camp Experience
    Voulez-vous vivre une soirée typique d'un camp d'été dans un lieu de camp unique ? Avec des activités typiques de camp, y compris un feu de camp ? Soyez actif au Centre Scout de
    Rotterdam, qui fait partie d'un espace naturel unique dans le paysage néerlandais. Le Centre Scout est situé dans l'une des rares tourbières restantes à l'intérieur du territoire de la municipalité. Et saviez-vous que le Centre fait partie des Centres Scouts SCENES ?

    Durée 18:00-22:00
    Repas du soir et transport inclus
    Possibilité de changer de vêtements et de stocker des affaires.
  • Naviguez sur les vagues
    Apprenez à connaître les 275 Groupes Scouts Marins Néerlandais en visitant l'une de leurs Maisons Scoutes, et plus encore, vivez l'une de leurs activités passionnantes : la voile sur le lac. Mais ce n'est pas tout : profitez de la plage voisine, des canoës, des activités typiquement Scoutes et d'un bon barbecue. Tout ceci vous est présenté par les Groupes Scouts Marins de Rotterdam ! Rencontrez nos bénévoles locaux qui souhaitent partager leur histoire avec vous. Assurez-vous de savoir nager et attendez-vous à être mouillé !

    Durée 18:00-22:00
    Repas du soir et transport inclus
    Possibilité de changer de vêtements et de stocker des affaires.

Dans la soirée du mardi 26 juillet 2022, nous clôturerons officiellement la 17ème Conférence Européenne du Guidisme et du Scoutisme. Pour cela, nous organiserons un repas du soir commun dans un ancien cinéma, situé à proximité du lieu de la Conférence. Après le repas du soir, nous ferons une petite fête pour célébrer la semaine que nous aurons passée ensemble à Rotterdam.

Pendant les Conférences, nous utiliserons le ScoutingApp comme principal canal de communication. Dans cette application, vous pouvez accéder aux documents importants, consulter le programme, visiter la galerie de photos (séances de la Conférence et programme social). Ce sera le principal moyen de vous communiquer tout changement de dernière minute du programme et d'autres annonces importantes. ScoutingApp pourra être téléchargé à la fois pour les systèmes iOS et Android.

L'inscription à cette application peut se faire en utilisant l'adresse électronique que vous avez utilisée pour vous inscrire à la 17ème Conférence Européenne du Guidisme et du Scoutisme. Vous trouverez une brève description de la manière d'utiliser ScoutingApp ici: https://en.17egsc.weconnect.eu.com/wp-content/uploads/2019/05/Usage-of-the-ScoutingApp-Utilisation-de-lapplication-ScoutingApp.pdf

Réceptions et espaces de réunion pour les délégations
Les délégations ou autres entités souhaitant organiser une réception pendant la Conférence peuvent l'indiquer en utilisant le formulaire suivant : https://forms.gle/7WCZyS4AXZYKPLHD6. Un espace dans De Doelen sera mis à disposition, les frais étant à la charge de la délégation. La date limite de dépôt des réservations est fixée au jeudi 23 juin 2022. Si le formulaire est rempli après le 23 juin, un emplacement en dehors de De Doelen sera recherché. Toutes nos excuses pour ce très court préavis.

Veuillez contacter l'équipe hôte dès que possible par l'intermédiaire du secrétariat de la conférence conjointe au sujet de l'utilisation des espaces de réunion au centre de conférence De Doelen par
votre délégation. Les demandes seront traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi, car les espaces sont limitées.

Rotterdam est une ville populaire. Pendant l'été, de nombreux touristes visitent la ville et la même semaine que notre événement, un grand événement sportif a lieu. Nous vous conseillons de réserver votre hébergement le plus tôt possible, si ce n'est déjà fait.

Le Centre Scout de Rotterdam a mis gratuitement à la disposition des délégations qui le souhaitent 40 places de couchage dans des tentes. Vous pouvez vous inscrire via le lien suivant: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSf5bLAGkCp1Vpx6PH_S9JcrS74ZmxYtOryqcO_wLayu- EFz0w/viewform

 This email has been sent to all registered participants of the EGSC 2022 / Cet e-mail a été envoyé à tous les participants inscrits à l'EGSC 2022.
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