Zoals beloofd in de landelijke raad op 15 juni 2024, sturen we je hierbij de eerste nieuwsbrief over Scouts Online 3.0 speciaal voor penningmeesters. In deze nieuwsbrief schetsen we een beeld van hetgeen je op financieel gebied kan verwachten, zoals welke functionaliteiten er straks mogelijk zijn in SOL 3.0.
Ons uitgangspunt voor SOL 3.0: In SOL 3.0 blijft het basisproces zoals we in SOL 1.0 gewend zijn in stand. Dit betekent dat:
- Je op eenvoudige wijze jouw ledenadministratie kunt doen;
- Je de groepscontributie in rekening kunt brengen bij een lid;
- De landelijke contributie geïncasseerd kan worden bij de groepen;
- Je facturen kunt aanmaken voor evenementen;
- Je aan de factuur kunt toevoegen of deze betaald is;
- Je via een Excelbestand de batch kunt omzetten naar een IBAN-bestand voor de incasso bij de bank
Wat is nieuw in SOL 3.0?
Om facturen te kunnen maken, moeten er verschillende producten gedefinieerd worden met verschillende eigenschappen. Zo heb je bijvoorbeeld een product 'lidmaatschap' of een product 'zomerkamp'. De optelsom van producten bepaalt het factuurbedrag. Per organisatie (groep, regio, etc.) of organisatieonderdeel (b.v. speltak) kun je verschillende producten aanmaken, hierdoor ben je flexibel in het inrichten van het productaanbod van jouw organisatie.
De volgende stap
Het bouwen van de basis kost veel tijd (en daarmee geld). We zijn ons ervan bewust dat groepen graag via IDEAL willen betalen. We willen graag aan deze wens voldoen maar dit zit nog niet in de eerste versie van SOL 3.0. We onderzoeken op dit moment verschillende scenario's. Zodra we hier meer over weten, informeren we jullie hier uiteraard over.
Planning en voorbereiding
Hieronder vind je een korte opsomming van hetgeen je kunt verwachten de komende periode en hoe je je hier op kunt voorbereiden.
- We verwachten dat de pilotgroepen midden oktober van start gaan.
- Uit de sessies met de pilotgroepen komt waardevolle informatie die gebruikt gaat worden om de training te ontwikkelen en de laatste (kleine) aanpassingen aan SOL 3.0 te doen.
- Alle penningmeesters worden getraind, via webinars of online meetings. Je ontvangt hierover nog apart bericht.
- In december zorg je dat je alle facturen hebt geëxporteerd en opgeslagen in je groepsarchief. Deze gaan we namelijk niet migreren naar SOL 3.0.
- Alle facturen die je nog mag aanmaken in SOL 1.0 hebben betrekking op 2024.
- De facturen vanaf 01-01-2025 worden gemaakt in SOL 3.0.
- Draai eind december een export van alle gegevens vanuit SOL 1.0 voor je eigen back-up.
Heb je naar aanleiding van deze nieuwsbrief nog vragen? Stel ze gerust door een mailtje te sturen naar info@scouting.nl. De meest voorkomende vragen plaatsen we in de Q&A op onze website.
Avontuurlijke groet,
Marloes den Otter
Controller
|
