Hierbij ontvang je de derde nieuwsbrief over SOL 3.0 waarin we je een update geven van de planning en de ontwikkelingen rondom SOL 3.0.
Informatieavond 27 november
Op woensdagavond 27 november is de vijfde tweemaandelijkse informatieavond over SOL 3.0. Je kunt je hier inschrijven voor deze informatieavond. Er is plaats voor 600 deelnemers. Mocht er meer belangstelling zijn, dan organiseren we een tweede informatieavond.
Op dit moment is SOL 3.0 in de pilotfase bij 26 Scoutinggroepen en zijn we druk bezig met het verwerken van de feedback van deze pilotgroepen. De planning is dan ook onder voorbehoud van het oplossen van eventuele blokkerende issues gevonden tijdens de pilot. En dat er geen zaken worden geïdentificeerd die verdere uitrol van SOL 3.0 tegenhouden.
In de week van 16 december ontvangen alle secretarissen, gegevensbeheerders en penningmeesters van besturen van Scoutingorganisaties een uitnodiging om in te loggen op SOL 3.0.
Na ontvangst van de inlog, kunnen zij zich bekend maken met SOL 3.0 en het systeem inrichten voor verdere uitrol. Voor het inrichten is een handleiding voor penningmeesters ontwikkeld en terug te vinden via de website.
In de tweede helft van januari ontvangen alle leden van Scouting Nederland een uitnodiging om in te loggen op SOL 3.0. Met de ingebruikname van SOL 3.0 is de toegang tot SOL 1.0 niet meer mogelijk, dit om te zorgen dat de gegevens correct en up to date zijn. Mocht je toch nog gegevens uit SOL 1.0 nodig hebben, dan kan dit via een procedure waar we je in januari 2025 verder over informeren.
Organisatie specifieke formulieren en informatie
Zoals gedeeld tijdens de informatieavonden, is er in SOL 3.0 geen ondersteuning voor de zogenaamde organisatie specifieke formulieren. De informatie die in SOL 1.0 is opgeslagen op grond van de organisatie specifieke formulieren wordt niet overgezet naar SOL 3.0. De reden hiervoor is technisch van aard; de informatie is niet op een gestructureerde manier opgeslagen waardoor deze niet eenduidig kan worden overgezet. Als je deze informatie toch wilt bewaren, zorg dan dat je dit voor de ingebruikname van SOL 3.0 hebt geëxporteerd uit SOL 1.0 en bewaart op een manier conform de AVG-regelgeving.
SOL 1.0 en SOL 3.0 zijn niet ontworpen voor de opslag van medische gegevens. De opslag van gezondheidsformulieren en overige medische data wordt niet ondersteund in SOL 3.0. We zijn op dit moment druk bezig met het onderzoeken van een mogelijk alternatief. Meer informatie hierover volgt in december.
ScoutingApp
We zijn in gesprek met de leverancier van de ScoutingApp om te zorgen dat de ScoutingApp ook met SOL 3.0 blijft werken. Het streven is om deze integratie gereed en in gebruik te hebben bij de lancering van SOL 3.0.
Evenementen na 1 januari 2025
De opzet van evenementen in SOL 1.0 is significant anders dan de opzet van evenementen in SOL 3.0. Hierdoor is het niet mogelijk om evenementen over te zetten van SOL 1.0 naar SOL 3.0. In SOL 3.0 bieden we de mogelijkheid aan om evenementen zoals kampen, trainingen, bijeenkomsten en groeps-, regionale of landelijke evenementen te ondersteunen.
Gezien de overgang naar SOL 3.0 ondersteunen we het aanmaken van formulieren voor evenementen, trainingen en bijeenkomsten met een startdatum of einddatum na 1 januari 2025 niet meer in SOL 1.0. Vanaf nu kun je deze ook niet meer aanmaken in SOL 1.0. Omdat er voor jouw organisatie al een formulier is aangemaakt voor een training, evenement of bijeenkomst in 2025, kun je het volgende overgangsscenario gebruiken:
Zorg dat je de inschrijving in SOL 3.0 midden tot eind december 2024 sluit;
Doe een export van je inschrijvingen;
Maak een nieuw evenement aan in SOL 3.0 in januari 2025;
Stuur de deelnemers hiervoor een uitnodiging of registreer ze;
Je kunt dan ook handmatig de betalingsstatus aanpassen zodat dit goed staat voor deelnemers die reeds betaald hebben.
We weten dat dit helaas extra werk geeft en hebben geprobeerd om dit voorkomen maar het verschil in opzet van inschrijving voor evenementen, trainingen en bijeenkomsten tussen SOL 1.0 en SOL 3.0 is zo groot dat het overzetten technisch niet mogelijk bleek.
Voor evenementen in 2025 waarvoor je nog geen formulier hebt aangemaakt maar wel al de inschrijving wil starten, kun je één van onderstaande scenario’s hanteren:
Maak een formulier in MS Forms of in Google formulieren aan, vraag de deelnemers zich te registreren, maak in januari 2025 een evenement, training of bijeenkomst aan in SOL 3.0 en vraag de deelnemers zich te registreren OF
Wacht tot januari 2025, maak een evenement, training of bijeenkomst aan in SOL 3.0 en vraag de deelnemers zich te registreren.
Nieuwsbrief voor penningmeesters
In december volgt een nieuwsbrief over SOL 3.0 voor penningmeesters.
Vragen?
Mocht je vragen hebben over SOL 3.0, kijk dan eerst even op de website: Ledenadministratie Scouts Online - Scouting. We passen deze pagina regelmatig aan op grond van de ontvangen vragen en de ontwikkelingen. Mocht het antwoord op jouw vraag er niet tussen staan, stuur dan een mailtje naar: info@scouting.nl.
Dit bericht is verzonden naar Voorzitters, secretarissen, penningmeesters en gegevensbeheerders van groepen, regio’s en admiraliteiten, leden en plaatsvervangende leden van de landelijke raad, leden van het landelijke bestuur en beroepskrachten LSC zoals geregistreerd in Scouts Online.
