Scouting Nederland

Nieuwsbrief SOL 3.0 - nr. 11

Dit is de elfde nieuwsbrief over Scouts Online 3.0 (SOL 3.0). In de komende maanden blijven we wekelijks een nieuwsbrief versturen, per april 2025 stoppen we hiermee maar blijven de nieuwsbrieven wel beschikbaar op de website.

Opnames online informatieavonden terugkijken

Je kunt de opnames van de online informatieavonden van november en december 2024 en januari 2025 terugkijken via onze website.

Volgende informatieavonden

De eerstvolgende informatieavond is gepland op woensdag 19 februari 2025, ook deze avond is van 20.00 tot uiterlijk 21.00 uur. Je kunt je inschrijven via de button hieronder.

Inschrijven informatieavond 19 februari

Onder voorbehoud zijn op woensdagavond 12 maart en 16 april de volgende informatieavonden gepland. Alle avonden zijn van 20.00 tot uiterlijk 21.00 uur.

Toesturen van inloggegevens twee weken later

In de afgelopen periode is duidelijk geworden dat we meer tijd nodig hebben voor de training van onze helpdesk en het verder testen van SOL 3.0. In de overgang van SOL 1.0 naar SOL 3.0 heeft de helpdesk een cruciale rol in het ondersteunen van alle gebruikers. Gedurende de laatste periode hebben we nog veel functionaliteit toegevoegd aan het systeem op grond van o.a. de feedback van de pilotgroepen en onze testers. Het bekend worden met deze functionaliteit en het testen hiervan heeft nog wat tijd nodig en daarom stellen we het versturen van de inloggegevens uit met twee weken naar de week van 14 – 21 februari. Het beschikbaar komen van SOL 3.0 voor alle leden van de vereniging blijft voor nu zoals eerder gepland voor de week van 24 – 28 maart en ook blijft de zogenaamde go-live gepland voor de week van 31 maart tot 4 april.

Volgende stappen

Om je te helpen met het inrichten van SOL 3.0, beschrijven we in de komende periode in de nieuwsbrieven welke acties we aanbevelen voor de komende weken en daarmee ondersteund worden door de helpdesk. Pas nadat we een nieuwe actie hebben uitgelegd in de nieuwsbrief, worden aanvullende vragen door de helpdesk opgepakt.

In deze nieuwsbrief (nummer 11) gaan we in op de eerste twee acties die je als penningmeester moet nemen.

De voorlopige planning voor de komende nieuwsbrieven is als volgt;

Nieuwsbrief 12 (vrijdag 7 februari): informatie voor secretarissen/gegevensbeheerders over voogden/contactpersonen.
Nieuwsbrief 13 (vrijdag 14 februari): informatie voor penningmeesters over het aangaan van overeenkomsten.
Nieuwsbrief 14 en verder: informatie volgt.

We vragen jullie deze volgorde van inrichten te respecteren, dit helpt bij het correct inrichten en bespaart je daardoor tijd en energie! Ook zijn de stappen afhankelijk van elkaar, de gegevensbeheerder kan alleen de lidmaatschappen in orde maken als de penningmeester onder andere de producten en overeenkomst types in orde heeft gemaakt.

We adviseren je om in voorbereiding hierop en tijdens het inrichten de informatie beschikbaar op de website te bestuderen.

Financiën in SOL 3.0

Hoe zat het ook alweer? In SOL 3.0 is de opzet van financiën echt anders dan in SOL 1.0. Het onderstaande schema geeft de samenhang weer van een aantal kernconcepten. In deze nieuwsbrief gaan we in op producten en overeenkomsttype. De overige concepten worden in toekomstige nieuwsbrieven verder uitgewerkt.

Een product wordt op organisatieniveau ingericht en kan samenhangen met evenementen, kampen, trainingen en evenementen. Een product kan ook samenhangen met lidmaatschappen. Dit gaat dus om alle mogelijke lidmaatschappen, ook de lidmaatschappen waarbij men niet contributieplichtig is. Ook kan je producten aanmaken voor bijvoorbeeld installatiepakketten of andere zaken die je de leden aanbiedt.

Stap 1 voor penningmeesters

Voor de producten is het belangrijk om te weten dat de contributiesoorten vanuit SOL1.0 worden overgezet naar SOL 3.0 maar dat je deze nog wel moet controleren. Of misschien grijp je de kans meteen aan om een nieuwe opzet te maken.

In SOL 1.0 vindt de penningmeester onder financiën de ingestelde contributiesoorten.

Deze contributiesoorten zijn overgezet naar SOL 3.0 op drie verschillende plekken, namelijk als:

Agreementtypes (indien vertaald: overeenkomst typen);
Products (producten);
Agreement product (overeenkomst producten).

Excuses voor de vertaling, maar dat is een allerlaatste slag die doorgevoerd wordt op een later moment.

De volgende acties voer je uit bij de verschillende overeenkomst types:

Controleren;
Op inactief zetten als ze niet (meer) van toepassing zijn;
Aanvullen waar nodig;
Aanmaken als bijvoorbeeld een overeenkomst waar geen contributie voor verschuldigd is eerst niet bestond. Het te betalen bedrag is dan € 0,00;
Of aanmaken als je contributietype aanbiedt waarbij het tweede kind van een familie minder hoeft te betalen.

Je kunt in de handleiding 'Opzetten betalingen Scouts Online DEEL 1' vinden hoe je deze eerste stap voor penningmeesters kunt doen. Hiervoor is het nodig dat je in SOL 3.0 de rol 'penningmeester' hebt.

Let op: de gegevensbeheerder/secretaris kan de lidmaatschappen alleen in orde maken nadat de penningmeester onder andere de producten en overeenkomsttypes in orde heeft gemaakt. Houd alsjeblieft de aanbevolen volgorde van inrichting aan.

Ideeën voor doorontwikkeling

SOL 3.0 is een nieuw systeem en heeft heel veel functionaliteiten. Wij kunnen ons goed voorstellen dat je een idee hebt voor de doorontwikkeling van SOL 3.0 of dat je iets mist in SOL 3.0. We nodigen je uit je ideeën in te sturen via onderstaande button.

idee insturen

Je kunt erop rekenen dat alle ideeën worden gelezen en besproken maar gezien de beschikbare menskracht ontvang je hier geen reactie op.

Vragen over SOL 3.0

De helpdesk van Scouting Nederland is de plek om je gebruikersvragen over SOL 3.0 te stellen. Je kunt je vraag sturen naar helpdesk@scouting.nl. Alle andere vragen kun je sturen naar info@scouting.nl.

Updates
Activiteitenbank
ScoutShop
Scouts Online
Accommodatiegids
Alle mailings

Dit bericht is verzonden naar voorzitters, secretarissen, penningmeesters en gegevensbeheerders van groepen, regio’s en admiraliteiten, leden en plaatsvervangende leden van de landelijke raad, leden van het landelijk bestuur en beroepskrachten LSC zoals geregistreerd in Scouts Online.

Lidnummer:
niet bekend

Profiel wijzigen
Afmelden