Hi scout,

Je ontvangt deze extra nieuwsbrief naar aanleiding van een bericht in de Facebookgroep Scouting Nederland op dinsdag 9 september. Dit bericht ging over een vermeend datalek in SOL 3.0 en de zichtbaarheid van gegevens. Hier hebben wij veel vragen en opmerkingen over ontvangen. In deze extra nieuwsbrief beschrijven we op hoofdlijnen, en in aanvulling op het document zichtbaarheid gegevens SOL 3.0 op de website, hoe zichtbaarheid van gegevens in SOL 3.0 is geregeld.   

Wij willen allereerst benadrukken dat elke melding over een vermeend datalek serieus wordt genomen. Dit betekent dat wij dergelijke meldingen zorgvuldig onderzoeken en indien nodig schakelen met juridische zaken en de functionaris gegevensbescherming. Het maakt daarbij niet uit of een melding via helpdesk@scouting.nl, info@scouting.nl of privacy@scouting.nl binnenkomt.

We geven nu drie voorbeelden: 

1. Een leidinggevende heeft standaard de zichtbaarheidsrol en kan hierdoor de jeugdleden, hun voogden en vrijwilligers in zijn organisatie-eenheid zien. Omdat een leidinggevende ook een actieve functie heeft, kan hij/zij/hen ook de naam en functie van de overige vrijwilligers in de organisatie (b.v. de Scoutinggroep) zien. Jeugdleden uit de andere organisatie-eenheden zijn niet zichtbaar, tenzij de leidinggevende op basis van een andere actieve functie daartoe gerechtigd is.
   
   
2. Een penningmeester van een Scoutinggroep heeft de financiële rol. Hierdoor heeft hij/zij/hen toegang tot alle jeugdleden, voogden, kaderleden en vrijwilligers binnen de eigen organisatie.
   
   
3. Iemand die de rollen secretaris/gegevensbeheerder en archivaris combineert, heeft toegang tot alle huidige jeugdleden, voogden, vrijwilligers en kaderleden. En daarnaast tot alle historische leden die minder dan twee jaar geleden zijn verwijderd, of nog een actieve functie hebben bij een andere Scoutingorganisatie.  

In de meeste lokale Scoutingorganisaties is het zo dat je na inloggen personen te zien krijgt die je herkent, en waarbij het logisch is dat jij deze kunt zien. Voor scouts die actief zijn op meerdere niveaus of op het regionale of landelijke niveau kan het minder voor de hand liggen waarom zij zien wat zij zien. Om dit toe te lichten, volgen hieronder nog wat voorbeelden en uitleg.

Scouts met een regionale functie binnen een organisatie kunnen, afhankelijk van hun rol, toegang nodig hebben tot contactgegevens van personen met een actieve functie in hun regio. 

Daarom krijgen zij, wanneer hun functie hen lees-, bewerk- of financiële gebruikersrechten geeft, bij het zoeken op de organisatie of organisatieonderdelen de gegevens te zien van vrijwilligers en kaderleden met een actieve functie. 

Belangrijk om te weten: jeugdleden worden niet weergegeven omdat zij geen actieve functie hebben, hun gegevens zijn dus niet zichtbaar. 

1. Een regiobestuurder bekijkt de gegevens van een Scoutingorganisatie binnen zijn regio. Wanneer hij doorklikt naar een organisatieonderdeel, ziet hij de actieve vrijwilligers en kaderleden van die organisatie-eenheid. Deze gegevens zijn alleen zichtbaar, niet bewerkbaar. Daarnaast heeft de regiobestuurder ook toegang tot de gegevens van de actieve vrijwilligers binnen de regionale organisatie zelf.  
   
   
2. Een leidinggevende binnen een Scoutinggroep is ook actief als regiobestuurder.
   • Binnen zijn eigen groep ziet hij: 
     • de jeugdleden,
     • hun voogden,
     • de overige vrijwilligers en kaderleden van zijn eigen organisatie-eenheid,
     • én de naam en functie van de actieve vrijwilligers in andere organisatie-eenheden binnen dezelfde groep.
   • Als deze persoon op basis van zijn regiobestuursfunctie lees-, bewerk- of financiële rechten heeft in de regionale organisatie, dan geldt het volgende:
     • Bij andere Scoutinggroepen in de regio zijn de actieve vrijwilligers en kaderleden zichtbaar.
     • Binnen de regionale organisatie zijn de actieve vrijwilligers en kaderleden eveneens zichtbaar. 

 
Voor scouts die actief zijn binnen een landelijke organisatie geldt hetzelfde principe als op regionaal niveau: 

Zij kunnen de gegevens zien van andere vrijwilligers met een actieve functie binnen hun organisatie. Welke gegevens zichtbaar zijn, hangt af van de rechten die gekoppeld zijn aan hun functie (lees-, bewerk- of financiële rechten). 

Let op: wanneer we spreken over een landelijke organisatie, bedoelen we niet Scouting Nederland als geheel. In SOL (versie 1.0 en 3.0) zijn er meerdere landelijke organisaties gedefinieerd onder Scouting Nederland, zoals bijvoorbeeld een labelterrein, dat als een zelfstandige organisatie wordt beschouwd. 

We geven nu drie voorbeelden:

1. Een scout heeft als enige actieve functie een functie in een landelijke organisatie, in dit geval zijn afhankelijk van de functie alleen de naam en functie of ook de overige gegevens van de andere vrijwilligers met een actieve functie in deze landelijke organisatie zichtbaar.
   
   
2. Een scout is actief op de groep als leidinggevende en in een landelijke organisatie. Binnen de eigen groep zijn de jeugdleden, voogden en overige vrijwilligers/kaderleden van de eigen organisatie-eenheid en de naam en functie van de overige actieve vrijwilligers van de andere organisatie-eenheden van de eigen groep zichtbaar. Afhankelijk van de functie in de landelijke organisatie zijn alleen de naam en functie of ook de overige gegevens van vrijwilligers met een actieve functie in deze landelijke organisatie zichtbaar.
   
   
3. Een scout is actief op de groep in een speltak, in het regiobestuur en in een landelijk team. Binnen de eigen groep zijn de jeugdleden, voogden en overige vrijwilligers/kaderleden van de eigen organisatie-eenheid en de naam en functie van de overige actieve vrijwilligers van de andere organisatie-eenheden van de eigen groep zichtbaar. Op grond van de functie in het regiobestuur zijn bij de andere Scoutinggroepen in de regio de actieve vrijwilligers/kaderleden zichtbaar en ook binnen de regio organisatie zijn de actieve vrijwilligers/kaderleden zichtbaar. Door de functie in het landelijke team zijn de overige actieve vrijwilligers van de landelijke organisatie waar dit team toebehoort zichtbaar. 

De helpdesk van Scouting Nederland is dé plek voor al je vragen over SOL 3.0. Heb je vragen over stap 1 tot en met 3 of inloggen? Stuur ze naar helpdesk@scouting.nl. Heb je andere vragen? Geen probleem! Mail ze naar info@scouting.nl en we zorgen ervoor dat je antwoord krijgt. De vrijwilligers van de helpdesk staan klaar om je te helpen!