| Nieuwsbrief SOL 3.0 - nr. 16 |
| In deze nieuwsbrief lees je meer over wat je moet weten voor de lancering van Scouts Online 3.0 (SOL 3.0). In de komende maanden blijven we wekelijks een nieuwsbrief versturen, per april 2025 stoppen we hiermee. De nieuwsbrieven blijven wel beschikbaar op de website. Herhaling van informatie proberen we zoveel mogelijk te voorkomen, het kan daarom handig zijn om ook de oude nieuwsbrieven nog eens door te lezen. |
|
|
| Volgende informatieavonden |
| De volgende online informatieavond is op woensdag 12 maart 2025, ook deze avond is van 20.00 tot uiterlijk 21.00 uur. Je kunt je inschrijven via de button hieronder. |
|
|
|
De inschrijving sluit zondagavond 9 maart, op dinsdag 11 of woensdag 12 maart krijg je de link toegestuurd voor de Microsoft Teams bijeenkomst.
Onder voorbehoud is op woensdagavond 16 april de volgende informatieavond gepland. Ook deze avond is van 20.00 tot uiterlijk 21 uur. |
|
|
| Toegang tot je regionale, admiraliteit of landelijke rollen |
Zoals in nieuwsbrief 15 van dinsdag 25 februari 2025 gecommuniceerd, hebben we afgelopen maandag besloten om tijdelijk de rollen in SOL 3.0 voor regio, admiraliteit en landelijke teams inactief te zetten. De rollen op groep- en speltakniveau blijven actief.
De planning is om de gedeactiveerde rollen vanaf maandag 3 maart weer te activeren. Naar verwachting zal dit uiterlijk vrijdag 7 maart afgerond zijn. Mocht je op maandag 10 maart nog niet bij je rol op regionaal, admiraliteit of landelijk niveau kunnen, neem dan contact op met de Helpdesk via helpdesk@scouting.nl. |
|
|
| Synchronisatie SOL 1.0 en SOL 3.0 staat tijdelijk uit |
| Zolang de regionale, admiraliteits- en landelijke rollen inactief zijn, vindt er geen synchronisatie plaats tussen SOL 1.0 en SOL 3.0. Dit voorkomt dat deze rollen door de synchronisatie vroegtijdig worden geactiveerd. Hierdoor worden wijzigingen die in SOL 1.0 worden aangebracht, momenteel niet doorgevoerd in SOL 3.0. Zodra de synchronisatie weer wordt geactiveerd, worden de wijzigingen in SOL 1.0 automatisch in SOL 3.0 doorgevoerd. Handmatige actie is niet nodig. |
|
|
|
| Wij gebruiken SOL niet voor contributie, waarom moet ik toch de inrichting doen? |
Ook als je SOL 3.0 niet gebruikt voor contributie-inning, is het belangrijk om de inrichting toch te voltooien. Een lid moet ten minste één actieve roltoewijzing hebben om zich bijvoorbeeld voor een evenement, training of bijeenkomst te kunnen aanmelden of inschrijven. Leden zonder actieve rol kunnen niet inloggen in SOL 3.0, waardoor zij mogelijk belangrijke informatie mislopen.
Voor een actieve rol is het nodig om een zogenaamd overeenkomsttype toe te wijzen en een overeenkomst aan te gaan. Als je geen contributie-inning via SOL doet of wilt doen, kun je het overeenkomsttype het beste een waarde van €0 geven met een contante betaling. |
|
|
| Waarom zie je wat je ziet? |
| De manier waarop informatie wordt getoond is in SOL 3.0 anders dan in SOL 1.0. Begrijpelijkerwijs krijgen we hier veel vragen over, daarom hebben we een korte beschrijving gemaakt hoe het tonen van (leden) informatie is opgebouwd in SOL 3.0. Je kunt deze beschrijving hier vinden. |
|
|
| Contactpersonen (SOL 1.0) & Voogden (SOL 3.0) |
In SOL 1.0 kun je de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van contactpersonen registreren. Al deze informatievelden zijn vrije tekstvelden, wat betekent dat de gegevens niet gestructureerd zijn. Omdat de gegevens niet gestructureerd zijn en e-mailadressen soms door meerdere personen worden gedeeld (bijvoorbeeld partners met één gezamenlijk e-mailadres of kinderen met het e-mailadres van een ouder), is het niet mogelijk om te garanderen dat het om één uniek persoon gaat.
Bij het overzetten van gegevens van SOL 1.0 naar SOL 3.0 wordt elk contactpersoon als voogd geregistreerd. Als iemand meerdere keren als contactpersoon is geregistreerd, bijvoorbeeld omdat hij/zij/hen meerdere kinderen bij Scouting heeft, krijgt die persoon meerdere SOL 3.0-accounts. Elk account is dan aan slechts één kind gekoppeld. Dit kan worden opgelost door bij elk kind dezelfde voogd te registreren. In één van de komende nieuwsbrieven zullen we hier verder op ingaan. |
|
|
|
| Waarom zie ik voor sommige personen meerdere accounts? |
| Als je zoekt in SOL 3.0, zal het je opvallen dat je soms meerdere accounts voor één persoon kunt vinden. Zoals hierboven beschreven, kan dit komen doordat er meerdere voogdaccounts voor deze persoon zijn. Als iemand zowel voogd als lid van Scouting is, zal deze persoon naast zijn voogdaccount(s) ook een persoonlijk account hebben. In één van de komende nieuwsbrieven zullen we hier verder op ingaan. |
|
|
| Test speltak |
|
Van veel groepen krijgen we de vraag wat de mogelijkheid is om instellingen en dergelijke te testen. Met SOL 3.0 is er geen testomgeving die voor iedereen toegankelijk is maar je kunt altijd een test speleenheid aanmaken. Zorg in dat geval dat nadat je de speleenheid hebt aangemaakt je in de details van de speleenheid de optie 'wachtlijst' aanvinkt:
Speleenheden van het type wachtlijst worden niet meegenomen bij het berekenen van de landelijke contributie, je loopt dus niet het risico dat je moet gaan betalen voor 'test-leden'. Zorg dat je bij het aanmaken van evenementen en dergelijke altijd kiest voor de optie contant betalen, als je dit doet dan worden er geen facturen en/of incasso-opdrachten aangemaakt.
|
|
|
|
| Inrichting stappen SOL 3.0 |
Om te helpen met het inrichten van SOL 3.0, beschrijven we in de nieuwsbrieven welke acties nodig zijn. Pas nadat we een actie hebben uitgelegd in de nieuwsbrief, worden vragen door de helpdesk opgepakt. De informatie over stap 1 t/m 3 kun je terugvinden in nieuwsbrief 11 t/m 13 op de website.
We vragen jullie ook deze volgorde van inrichten te respecteren, dit helpt bij het correct inrichten en bespaart je daardoor tijd en energie! Ook zijn de stappen afhankelijk van elkaar, de gegevensbeheerder kan bijvoorbeeld alleen de lidmaatschappen in orde maken als de penningmeester onder andere de producten en overeenkomst types in orde heeft gemaakt.
Ook als je een pilotgroep of regio bent dan is het nodig om de stappen te volgen of op zijn minst te controleren of je alle benodigde acties al hebt genomen. |
|
|
|
| Stap 4: roltoewijzing voor bestaande leden |
| In stap 2 hebben we beschreven hoe je rollen kunt inrichten, activeren en toewijzen. In de afgelopen periode zijn de gegevens van de bestaande leden overgezet van SOL 1.0 naar SOL 3.0. Ook voor bestaande leden moet een rol worden toegewezen voordat SOL 3.0 gebruikt kan worden door deze leden om zich bijvoorbeeld in te schrijven voor evenementen (kamp, training, landelijk evenement, etc) en hun gegevens te kunnen inzien. Volg hiervoor de stappen zoals beschreven in stap 2. |
|
|
| Workshops SOL 3.0 voor penningmeesters, secretarissen en gegevensbeheerders |
Op 11 maart en 17 maart zijn er twee gratis online workshops over de voorbereidende stappen voor de inrichting van SOL 3.0. De handleidingen voor deze stappen vind je ook op de webpagina SOL 3.0.
Tijdens de workshops nemen we je mee door de voorbereidende stappen. De inhoud is hetzelfde als in de handleidingen op de website maar in de workshops zie je de uitvoering ervan in de SOL-omgeving.
- 11 maart: we behandelen stap 1 en een deel van stap 2.
- 17 maart: we behandelen stap 2 en 3 (onder voorbehoud van de tijd).
Het is aan te raden beide workhops te volgen. Inschrijven voor de workshops kan via de knop hieronder. Voor vragen vooraf kun je mailen naar info@scouting.nl. |
|
|
|
| Vragen over SOL 3.0 |
|
De helpdesk van Scouting Nederland is de plek om je gebruikersvragen over SOL 3.0 te stellen. Je kunt je vragen over stap 1 t/m 3 en inloggen sturen naar helpdesk@scouting.nl. Alle andere vragen (geen gebruikersvragen) kun je sturen naar info@scouting.nl.
|
|
|
|
|
|
| Dit bericht is verzonden naar voorzitters, secretarissen, penningmeesters en gegevensbeheerders van groepen, regio’s en admiraliteiten, leden van de helpdesk, leden en plaatsvervangende leden van de landelijke raad, leden van het landelijk bestuur en beroepskrachten LSC zoals geregistreerd in Scouts Online. |
Lidnummer:
niet bekend |
|
Profiel wijzigen
Afmelden |
|
|
|
